Logiciel pour club nautique : adhérents, locations publiques, et facturation conforme
Vous louez les bateaux du club à vos adhérents avec un tarif préférentiel, et parfois à des extérieurs au tarif public. Caponor distingue automatiquement les deux régimes, gère les acomptes, les cautions et la facturation, sans alourdir le travail du bureau du club.
Ce que vous traversez aujourd'hui
Distinguer adhérents et tarifs publics, sans erreur
Le bénévole de garde se trompe parfois de tarif, fait payer un adhérent au tarif public ou inversement. Cela génère des litiges, des remboursements, voire des tensions internes.
Le bureau change, mais les données doivent rester
Quand le président, le trésorier ou le secrétaire change, toutes les infos sur les locations passées doivent être transmises proprement. Souvent, c'est une boîte mail perso ou un classeur papier qui contient l'essentiel.
La gestion de caution est un casse-tête
Chèques de caution accumulés, restitutions oubliées, conflits sur les dégradations : la caution est une source récurrente de problèmes avec les locataires.
Les obligations comptables et fiscales sont rigoureuses
Un club nautique en association loi 1901 doit présenter une comptabilité claire à son AG. Les locations doivent être tracées, facturées correctement, archivées.
Comment Caponor répond à votre quotidien
Tarifs adhérents vs publics
Caponor permet de définir un tarif adhérent par bateau, automatiquement appliqué quand le client est marqué comme adhérent dans sa fiche. Plus de confusion possible.
Base de données pérenne
Toutes les locations, contrats et factures restent dans Caponor même si le bureau change. Le nouveau président récupère un historique complet en 5 minutes.
Gestion des cautions
Montant de caution mémorisé par bateau, formulaire de restitution généré automatiquement, signature électronique pour validation. Plus de chèques égarés.
Comptabilité claire pour l'AG
Export CSV de toutes les locations sur la période, totaux par bateau, par adhérent, par mois. Document parfait pour le rapport financier de l'assemblée générale.
Calendrier partagé entre bénévoles
Tous les bénévoles du bureau accèdent au même calendrier en temps réel. Plus de double-réservation par méconnaissance du planning du week-end.
Communications automatiques
Confirmation, rappel d'acompte, rappel J-3, restitution caution : aucune relance manuelle, le travail des bénévoles est concentré sur l'accueil et la sécurité.
La particularité d'un club nautique : adhérents vs locations publiques
Un club nautique fonctionne sur un modèle hybride. La majorité des locations sont réservées aux adhérents — qui paient une cotisation annuelle leur donnant accès aux bateaux du club à un tarif préférentiel (souvent 30 à 50% moins cher que le tarif public). Mais beaucoup de clubs ouvrent aussi leur flotte à des extérieurs sur certaines périodes (été, week-ends de basse saison) pour générer du chiffre d'affaires complémentaire et compenser les coûts d'entretien.
Gérer cette dualité manuellement est source d'erreurs. Le bénévole de garde, souvent peu formé aux outils administratifs, peut se tromper de tarif, oublier l'identifiant d'adhérent, mal noter la cotisation à jour ou non. Caponor automatise toute cette logique : chaque client a un statut "Adhérent" ou "Public" dans sa fiche, et le système applique automatiquement le bon tarif. Si la cotisation n'est plus à jour, Caponor passe automatiquement le client au tarif public.
Vous pouvez aussi définir des tarifs différents par bateau si certains sont réservés exclusivement aux adhérents (par exemple les voiliers habitables) et d'autres ouverts à tous (les dériveurs ou kayaks). La règle se définit en 30 secondes dans la fiche bateau et s'applique ensuite automatiquement à toutes les réservations.
La continuité de l'information malgré le turnover du bureau
Le bureau d'un club nautique change typiquement tous les 2-3 ans. Quand le président, le trésorier ou le secrétaire chargé des locations change, toute l'information historique doit être transmise au nouveau bureau. En pratique, c'est souvent une boîte mail personnelle, un classeur papier ou un fichier Excel sur un PC qui contient les données critiques. Ce qui veut dire que cette information se perd progressivement, ou pire, devient inaccessible si l'ancien bureau ne fait pas l'effort de tout transmettre proprement.
Avec Caponor, l'information est centralisée et indépendante des personnes. Vous créez un compte au nom du club (avec une adresse mail dédiée du type contact@club-nautique-xxx.fr), et tous les bénévoles ajoutés accèdent à ce compte commun. Quand un bénévole quitte le bureau, vous lui retirez l'accès en 1 clic. Quand un nouveau arrive, vous lui en créez un. L'historique des locations, contrats, factures, clients reste intact, accessible au club et à lui seul.
C'est aussi un atout en cas de contrôle. Les associations sportives sont parfois auditées par leur fédération de tutelle ou par les services fiscaux. Présenter une comptabilité claire et exportable depuis Caponor est infiniment plus rassurant qu'un classeur papier hétéroclite.
Caution et état des lieux : protéger le club et ses adhérents
Les cautions sont une source récurrente de tension dans les clubs nautiques. Le locataire signe un chèque de caution (par exemple 1 500€ pour un voilier habitable), le bénévole le range dans un classeur, et 6 mois plus tard personne ne sait plus si la caution a été restituée, déchirée ou perdue. En cas de dégradation, il est encore plus délicat de justifier la retenue d'une partie de la caution sans procédure écrite claire.
Caponor mémorise pour chaque réservation le montant de caution, génère le formulaire d'état des lieux au départ et au retour, et permet la signature électronique des deux états des lieux par le locataire. Si une dégradation est constatée, vous documentez précisément les dommages (photos uploadables), calculez le montant retenu, et générez automatiquement un avenant signé par les deux parties. Vous gardez ainsi une trace écrite, horodatée, opposable juridiquement.
Pour les clubs qui acceptent les cautions par carte bancaire (Stripe permet l'autorisation préalable de carte sans débit immédiat), Caponor automatise le "hold" : la caution est pré-autorisée à la réservation, débitée seulement en cas de problème, et libérée automatiquement au retour si tout va bien. C'est l'avenir de la gestion de caution — beaucoup moins de paperasse, beaucoup plus de sécurité.
Caponor Pro
49€ / moisPour la plupart des clubs nautiques (5-10 bateaux, plusieurs centaines de locations adhérents par saison), le plan Pro est optimal : 5 bateaux, paiement Stripe, contrats personnalisables. Si votre flotte est plus grande ou si vous avez besoin d'accès multi-rôles pour plusieurs bénévoles, passez au plan Capitaine.
Questions fréquentes
Caponor convient-il à une association loi 1901 ?▾
Oui. Caponor n'a pas de prérequis sur la forme juridique de votre structure. Vous indiquez le statut (association, EI, SARL, SAS) au setup et Caponor adapte les mentions sur les factures (notamment la mention "TVA non applicable, art. 293 B" si vous êtes en franchise).
Peut-on gérer les cotisations annuelles dans Caponor ?▾
Pas encore en tant que fonctionnalité dédiée. Vous pouvez créer une "location fictive" pour facturer la cotisation, ou utiliser un outil dédié (HelloAsso, AssoConnect) en parallèle. Une intégration dédiée "cotisations" est sur notre roadmap 2026.
Combien de bénévoles peuvent accéder à Caponor ?▾
Plan Pro : 2 utilisateurs. Plan Capitaine : 5 utilisateurs avec rôles différenciés (admin, gestionnaire, lecture seule). Au-delà, contactez-nous pour un tarif sur mesure.
Caponor gère-t-il les inscriptions à des stages ou régates ?▾
Pas en mode "événement" dédié. Pour une régate ou un stage avec 30 inscrits, vous pouvez créer chaque inscription comme une mini-réservation. Mais un outil dédié (HelloAsso, Yurplan) est plus adapté pour ce type de besoin.
Peut-on personnaliser les contrats avec les statuts du club ?▾
Oui sur le plan Pro et plus. Vous pouvez ajouter une clause spécifique (par exemple "Le locataire reconnaît avoir lu les statuts du club et s'engage à les respecter") qui apparaîtra sur tous les contrats générés.
Quel est le délai d'apprentissage pour un bénévole non-tech ?▾
Très court : 30 minutes à 1 heure pour les fonctions de base (créer une réservation, générer un contrat, encaisser). Beaucoup de clubs sont opérationnels en 2-3 sessions de manipulation. L'interface est entièrement en français, sans jargon technique.